Kalite Yönetim Birimi

KALİTE NEDİR? 

Genel bir tanım olarak; kalite, bir ürün veya hizmetin belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan özelliklerin toplamıdır. Dr. Joseph Juran’a göre kalite, kullanıma uygunluktur. Philip B. Crosby’nin bakış açısına göre ise kalite; sistemin şartlara ve talebe uygunluğudur. Amerikan Kalite Kontrol Derneği (ASQC)'nin kalite tanımı ise; bir mal ya da hizmetin belirli bir gereksinimi karşılayabilme yeteneklerini ortaya koyan karakteristiklerin tümü, kalitedir. Japon Sanayi Standartları Komitesi’ne göre kalite; ürün ya da hizmeti ekonomik bir yoldan üreten ve tüketicinin isteklerine cevap veren bir üretim sistemidir. 

KALİTE KAVRAMLARI NELERDİR?

• Sistem: Birbirleriyle ilişkili veya etkileşimli elemanlar takımı.
• Yönetim Sistemi: Politika ve hedefleri oluşturma ve bu hedefleri başarma sistemi.
• Kalite Politikası: Bir kuruluşun geleceğe yönelik vizyon ve misyonunun üst yönetim tarafından resmi olarak duyurulduğu, standart koşullarına uygunluğunu, memnuniyeti ve iyileşmeyi sürekli kılan, kalite hedefleri ve eğilimleri konusunda yönetimin verdiği taahhütlerdir.
• Yönetim: Bir kuruluşun idare ve kontrolü için koordine edilmiş faaliyetler.
• Üst Yönetim: Bir kuruluşu en üst seviyede idare ve kontrol eden kişi veya kişiler grubu.
• Değer: Hastanenin gerçekleştireceği tüm faaliyetlerde temel alacağı ilke ve kurallardır.
• Dış Kaynaklı Doküman: Kurumun kendisi tarafından hazırlanmayan ancak faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde faydalanılan dokümandır.
• Doküman: Bilginin yer aldığı ortamdır.
• Dokümanın Adı: Dokümanın ilişkili olduğu konuyu ifade eder.
• Dokümanın Kodu: Dokümanın izlenebilirliğini sağlayan, kurum ve kuruluş tarafından doküman yönetim sistemi rehberinde belirlenen kurallara uygun olarak oluşturulan tanımlama sistemini ifade eder.
• Düzeltici-Önleyici Faaliyet: Sağlıkta Kalite Standartları kapsamında tespit edilen uygunsuzlukları, oluşan problemin kaynağını veya uygunsuzluk gelişme potansiyeli olan durumları ortadan kaldırmaya yönelik faaliyetlerdir.
• Envanter: Bir durumu gösteren çizelge veya mal ve değerlere ait dökümdür.
• Form: İstenilen veri veya bilgilerin yazılması, doldurulması için hazırlanmış dokümandır.
• Görev Tanımı: İşi yapan personelin niteliklerini, görev ve sorumluluklarını ortaya koymak üzere yapılan açıklamalar, tanımlamalar ve bilgiler.
• Gösterge: Bir konunun sayısallaştırılması ve ölçülebilir hale getirilmesiyle, o konuda iyileştirme faaliyeti yapılmasına katkı sağlayan bir araçtır.
• Hedef: Amaçlara erişmek için gerekli olan kısa dönemli aşama durumlarını ifade eder. Hedefler amaçlara göre daha açık ve ölçülebilir özellik taşır.
• İç Kalite Kontrol: Sonuçları bilinen numuneler ile ölçümün beklenen performansta çalışıp çalışmadığının kontrol edilmesi sürecidir.
• İş Tanımı: Kurumsal Amaçların başarılabilmesi ve gerçekleştirilmesi gereken kurum ve/veya birim bazındaki işlere yönelik açıklamalar, tanımlamalar ve bilgiler
• Kök Neden Analizi: Kök nedenler, problemin arkasında yatan gerçek sebeplerdir. Kök neden analizi, gerçek sebeplerin tespit edilmesine yönelik yapılan çalışmalardır. Yaşanan problemlerin görünen nedenlerini ortadan kaldırmak yerine kalıcı bir şekilde çözüm üretmeye odaklanan bir süreç uygulamasıdır.
• Kurumsal İletişim: Üretim ve yönetim süreci içinde; kurumu oluşturan bölüm ve ögeler arasında bilgi akışı, motivasyon, bütünleşme, eğitim, karar alma ve denetim gibi fonksiyonların sağlanması amacı ile belli kurallar çerçevesinde uygulanan, ayrıca dış hedef kitle ile etkileşim sırasında kurum itibarını gözeterek sürdürülen iletişim sürecidir.
• Kurumsal Yapı: Kurumdaki yetki ve sorumluluklar ile iletişim kanallarının oluşturulmasını içermektedir. Sağlık kurumunun organizasyonel yapısı, bu çalışmalar sonucunda ortaya çıkar. Bu yapı, kurumun organizasyon şemasında gösterilir. Organizasyon şemalarında, kurum bünyesi içinde bulunan makamlar, birimler ve bölümler ile bunlar arasındaki yetki, sorumluluk ve iletişim ilişkileri gösterilmektedir.
• Liste: Benzer öğelerin ardışık sıralandığı dokümandır.
• Misyon: Sağlık hizmeti veren kuruluşun varlık nedenini belirleyen, sunduğu ürün ve hizmetler ile felsefesini ve özgün farklılıklarını ortaya koyan ve kurumu diğer sağlık kurumlarından ayıran soyut ve çok genel amaçtır.
• Organizasyon Şeması: Kurumsal yapıyı bir bütün olarak gösteren ve hizmet birimleri arasındaki çeşitli ilişkileri tamamlayıcı bir düzen içinde göz önüne alan bir grafiktir.
• Öz Değerlendirme: Hastane Kalite Direktörünün sorumluluğunda Sağlıkta Kalite Standartları esas alınarak kurum içinde gerçekleştirilen değerlendirme faaliyetidir.
• Plan: Hedeflenen bir amaca ulaşılmasını sağlayacak adımlardan oluşan; neyi, ne zaman, niçin ve nasıl yapacağımızı gösteren dokümandır.
• Prosedür: Faaliyetlerden oluşan bir sürecin nasıl icra edildiğini anlatan dokümandır.
• Ramak Kala Olay: Hasta ve çalışanların güvenliğini tehdit edebilecek, gerçekleşmek üzereyken son anda gerçekleşmeyen istenmeyen olayları ifade eder.
• Rehber: Yapılan faaliyetlerde yol gösterme ve bilgilendirme amacıyla oluşturulan dokümandır.
• Revizyon Numarası: Dokümanın kaç kez güncellendiğini ifade eder.
• Revizyon Tarihi: Dokümanın en son güncellendiği tarihi ifade eder.
• Rıza Belgesi: Uygulanacak tıbbi işleme ilişkin, işlemi yapacak sağlık personeli tarafından hastaya aktarılan bilgilerin yer aldığı ve hastanın rızasını almak için oluşturulmuş dokümandır.
• Talimat: Tek bir faaliyetin işlem basamaklarını içeren dokümandır.
• Temel Politika: Sağlık hizmeti veren kuruluşun misyon ve vizyonu ile kurumsal hedef ve amaçlarının belirlenmesidir.
• Vizyon: Sağlık hizmeti veren kuruluşun mevcut koşullar altında ulaşmayı hayal ettiği durum ve gelecekle ilgili ana felsefesinin; iddialı ve mükemmelliği ön plana çıkaran cümleler ile dikkat çekici ve kolay anımsanabilir şekilde ifade edilmesidir.
• Yardımcı Doküman: Prosedür, Talimat, Rehber, Form, Plan, Liste, Rıza Belgesi ve Dış Kaynaklı dokümanların dışında kalan veya bu dokümanları destekleyici nitelikteki dokümandır.
• Yayın Tarihi: Dokümanın yürürlüğe girdiği tarihi ifade eder.

SKS HEDEFLERİNE İLİŞKİN TANIMLAR

• Etkililik: Planlanan hedeflere ulaşmanın ölçüsüdür.
• Etkinlik: İşleri doğru yapabilme kabiliyetidir.
• Verimlilik: Üretilen hizmet miktarı ile bu hizmetlerin üretilmesinde kullanılan girdiler arasındaki ilişkiyi ifade etmektedir. Hedeflere en az kaynak kullanımı ile ulaşılmasıdır.
• Sağlıklı Çalışma Yaşamı: Sağlık çalışanları için ideal ve güvenli bir çalışma ortamı ve altyapısının sağlanmasıdır.
• Hasta Güvenliği: Hizmet alan tüm paydaşların zarar görmelerine yol açabilecek ve önceden öngörülebilen tüm tehlikeleri, kabul edilebilir bir düzeyde risk seviyesinde tutmak için alınabilecek tedbir ve iyileştirme faaliyetleridir.
• Hakkaniyet: Hizmet alanların başka hiçbir fark gözetilmeksizin sadece tedavi ve bakım ihtiyaçlarına göre eşit haklardan yararlanmasının kurumun tüm hizmet birimlerinde güvence altına alınmasıdır.
• Hasta Odaklılık: Sunulan tüm hizmetlerde, istek, ihtiyaç, beklenti ve değerleri dikkate alınarak hastanın teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinde aktif katılımının sağlanmasıdır.
• Uygunluk: Yapılmasına karar verilen tıbbi işlem ve süreçlerde kişinin sağlığına zarardan çok fayda sağlanmasıdır.
• Zamanlılık: Teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin hastanın ihtiyaçlarına göre en uygun ve kabul edilebilir bir zaman aralığı içerisinde sunulmasıdır.
• Süreklilik: Tıbbi hizmetlerin kronolojik, disiplinler arası ve tedavinin tamamlanması sonrası devamlılığının sağlanmasıdır.

KALİTE YÖNETİM BİRİMİ 

Sağlık Bakanlığı Sağlıkta Kalite ve Akreditasyon Daire Başkanlığı tarafından yayınlanan “Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik” ve "Sağlıkta Kalite Standartları Hastane Seti Versiyon-6.1"  kapsamında, Sağlık hizmetlerinin etkin, etkili, verimli ve hakkaniyetli sürdürülmesini ve  hasta güvenliğini, hasta/çalışan memnuniyetini arttırmayı hedefleyen faaliyetlerin sürdürülmesini sağlamaktır. 

KALİTE YÖNETİM BİRİMİN GÖREVLERİ

• SKS çerçevesinde yürütülen çalışmaların koordinasyonunu sağlamak,
• Kurumsal amaç ve hedeflere yönelik çalışmaları takip etmek.
• Öz değerlendirmeleri yönetmek,
• Güvenlik Raporlama Sistemine ilişkin süreçleri yönetmek,
• Risk yönetimine ilişkin süreçleri yönetmek, 
• Hasta ve çalışan memnuniyetinin ölçülmesine yönelik çalışmaları (anket uygulamaları, anket sonuçlarının değerlendirilmesi, anket sonuçlarına yönelik iyileştirme çalışmaları, hasta ve çalışan geribildirimlerinin alınması gibi.) yönetmek, 
• SKS çerçevesinde dokümanların yönetimini sağlamak, 
• Yazılı düzenlemeleri kontrol etmek, 
• Yazılı düzenlemelerin revizyonunu takip etmek, 
• Kalite göstergelerine yönelik süreçleri yönetmek, 
• SKS çerçevesinde belirlenen komitelere üye olarak katılmak,
• Hizmet sunumuna yönelik istatistiki bilgileri değerlendirmek, 
• SKS çerçevesinde yürütülen çalışmaların koordinasyonunu sağlamaktır.  

BÖLÜM KALİTE SORUMLULARININ GÖREVLERİ 

• Bölümleriyle ilgili SKS’ yi uygulamak, uygulamalar hakkında Kalite Yönetim Birimi’ ne bilgi vermek, 
• Bölümüne gönderilen SKS yazılı düzenlemelerinin, bütün bölüm çalışanlarına ulaştırılmasını sağlamak, 
• Yazılı düzenlemelerin uygun ortamlarda (elektronik ortam veya dosya, klasör vb.) bölüm çalışanlarının ulaşabileceği şekilde saklanmasını sağlamak, üst yönetim ve bölüm yöneticileri ile birlikte SKS kapsamında bölüm hedeflerini belirlemek, 
• Bölüm hedeflerine ilişkin analiz yaparak Kalite Yönetim Birimine rapor vermek, 
• Bölümlerde yürütülen düzeltici-önleyici faaliyetleri takip etmek, 
• KS çalışmaları hakkında bölüm çalışanlarına bilgi vermek, 
• Bölümünde hasta ve çalışan güvenliği uygulamalarını bizzat denetlemek, 
• SKS kapsamındaki raporlama ve bildirimlerin (İstenmeyen Olay Bildirim Sistemi, Düşme, İlaç Hattaları, Lab. Hataları, Acil Kodlar, Kan ve Vücut Sıvılarına Maruz Kalma ve Kesici/Delici Alet Yaralanmaları)  kalite indikatörleri bildirimleri vb.) düzenli olarak yapılmasını sağlamak, 
• SKS öz değerlendirmelerinde Kalite Yönetim Birimi ile birlikte hareket etmek, 
• Hasta memnuniyet anketleri ve çalışan memnuniyet anketlerinin yapılması ve koordinasyonundan sorumludur. 
• Biriminde kullanılan dokümanların ve dış kaynaklı dokümanların takibinden sorumludur. 
• Hastane yönetimi ile hedefler ve öz değerlendirme sonuçlarının tartışılacağı, değerlendirme toplantısına katılmak. 
• Her bölüm kalite sorumlusu çalışmaları ile ilgili düzenli olarak kayıt tutar. Değerlendirme raporlarının bir örneğini KYB’ne gönderir. 

KOMİTE FAALİYET DÖNGÜSÜ

Görev alanlarıyla ilgili faaliyetler Kalite Yönetim Birimi tarafından komiteye iletildikten sonra komiteler, görev alanına giren faaliyetlerle ilgili bir plan hazırlar ve plan doğrultusunda faaliyetlerini yürütürler. Faaliyetlerin gözden geçirilmesi amacıyla belirli aralıklarla toplantılar düzenleyerek gerektiğinde düzeltici-önleyici faaliyetleri başlatabilirler, olay bildirimine ilişkin analiz sonuçlarını ve yapılan faaliyetlerle ilgili belgeleri Kalite Yönetim Birimine gönderirler.